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工場長・製造部長のコスト削減マネジメント vol.162 2019.3.13
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日本ビジネス革新コンサルティング株式会社（ジェイビック）3,595部
省エネ・品質改善・物流のコスト削減で利益創出体質を実現！
工場のコスト削減コンサルティングファームのコラムです。
3月11日。東日本大震災から8年。教訓として常に緊急事態を想定した
準備の大切さを痛感します。
今号の目次↓
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【ごあいさつ】人財育成の正攻法
【メインコンテンツ】考える時間を減らす
【お知らせ】働き方改革 ビジネスメール効率化セミナー
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JBICでは、技術系コンサルタント養成講座を開講します。
その狙いは、JBICのコンサルティングノウハウを技術者の方々に伝授し、
スキルアップに役立ててもらうものです。
詳しくはホームページをご覧ください。
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【ごあいさつ】 人財育成の正攻法
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文／高田 真一
「若手のエンジニアを育成する最適な手段は何ですか？」
工場長など技術系のトップクラスの方々に質問すると、異口同音に、
「工場建設を経験させることです。」との答が返ってきます。
続けて「そういう機会が無くなってね。」と嘆息されるのも同じです。
しかし、社員の育成に熱心なトップは、若手エンジニアにはテーマを
与え、成長のきっかけをつくる仕組みを工夫しています。
その一環でコンサルティングを活用しているトップも珍しくありません。
生産技術的な課題の代表格である省エネルギーと工程稼働の安定化は
JBICの得意分野ですが、いずれも活動に携わったメンバーたちの成長が
高く評価されています。
成長の理由は、改善対象である工程や装置を機能的に見る手法がベー
スとなっており、先人が苦労した工場建設を「疑似的に追体験できる」
ことにあるのでしょう。
機能的な見方により、そもそも論として対象を改善する視点は、他の
テーマも同じです。
「人財育成の第一歩は機能分析に始まる」と言っても過言ではありません。
この原点に磨きをかけつつ、更に新たな分野での人財育成に役立てるよ
う企業先のニーズの変化をしっかり受けとめていきたいと思います。
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【メインコンテンツ】考える時間を減らす
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文／一般社団法人日本ビジネスメール協会 平野友朗
メールを書くのに考えすぎてしまって時間がかかる。
1通10分以上かかる人は、考えすぎの可能性があります。
考えすぎの人たちにも、様々なパターンがあります。
その代表例をご紹介しましょう。
・気を遣いすぎて時間がかかる
・文章を思いつかなくて時間がかかる
・自分の言いたいことがまとまらなくて時間がかかる
まず一つ目の「気を遣いすぎる」のパターンです。
相手に伝わるか。誤解を与えないか。不快な気持ちにさせないか。
このように配慮をするのは、素晴らしいことです。
しかし、これがメールの過剰品質を生み出している可能性があります。
何度も自分のメールをチェックして書き直し。
場合によっては、第三者に見てもらうかもしれません。
メールはきちんと伝わるなら90点でも構いません。
常に100点を目指すと時間がいくらあっても足りません。
相手に誤解無く伝わる。不快にさせない。
この点だけ守っていれば、問題ありません。
メールの中で間違ってはいけないものは、
名前、会社名、製品名、金額、日付などです。
細かい「てにをは」などは日々の仕事で慣れていけば良いのです。
まずは、合格ラインを決めて、それ以上のメールが書けたら送る。
このくらいシンプルに行動を決めていきましょう。
2つめの「文章を思いつかなくて時間がかかる」です。
これは完全に語彙力の問題も関係します。
またそれ以上に長文を書こうとして伝わらなくなることがあります。
伝えたい情報を50文字以内の短文でつなぐ。
これによって、難しい言い回しを使わなくても伝えられるようになります。
長文になればなるほど、推敲していても意味が分かりにくくなります。
読解が難しくなると、誤解を与える可能性もあります。
また、「お手数ですが」「恐縮ですが」のようなよく使う言い回しは、
使う場面を決めておくと簡単に使いこなせます。
面倒を掛けるときは「お手数ですが」。
手間を掛けさせることにお詫びの意味もこめたい場合「恐縮ですが」。
このように使い分けを決めておくと、違和感のないメールになります。
最後が「自分の言いたいことがまとまらなくて時間がかかる」です。
メールは、何のためにメールを送るのか考えてください。
たとえば、お客さんからクレームがきたとします。
そのときに送るメールの目的は、
「お客さまの怒りを静め、契約を継続してもらう」です。
間違っても「クレーム対応をする」ということを目的にしないでください。
常に何のためにメールを書くのを考えるだけで、
言いたいことがまとまるようになります。
○○のために必要な情報はなんだろう。
相手はどんな質問をしてくるだろう。
このように相手の思考や理解を予測しながら文章を書きましょう。
こうして、書くための手順を知っておくだけでも効率化につながります。
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【お知らせ】働き方改革 ビジネスメール効率化セミナー
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* メールは、移動時間、会議の時間、などと異なり、隙間時間で対応。
そのため、業務改善の対象になっていませんでした。
* メールに費やしている時間は、平均2時間弱。
20％程度の削減が、年間200時間程度の削減につながります。
* メール作成時に悩んでいた人は、その時間が大幅に圧縮。
パナソニック電工など、大手企業で導入したノウハウを解説します。
* メールは個々の作業領域です。そのため、多くの方の参加をお勧め
します。
【プログラム】
1.現状の問題点とあるべき姿
* メールの時間を測定する
* 削減目標を決定する
2.メールの件数を減らすための取り組み
* CC/BCCのルール化
* 環境整備
* コミュニケーションの見直し
* 処理手順の合理的な思考法
3.文章を考える時間を減らすための取り組み
* 基本ルールを網羅
* 7つの型の導入
* 瞬時に理解出来るビジュアル革命
* 語彙力を高める
4.メールの作成時間を減らすための取り組み
* テンプレート部分は、キータッチの回数にこだわる
* 単語登録の活用法、単語登録例
【日時】
2019/4/5(金) 10:00～12:00／14:00～16:00
担当講師：一般社団法人日本ビジネスメール協会 平野友朗
開催場所：東京・神田小川町になります。
詳細は別途ご連絡いたします。
費用：1名のご参加につき 12,960円（税込） 当日現地支払
お申込方法：セミナータイトルとご希望の時刻をご連絡ください。
本メールへの返信、またはお電話で承ります。
03-3519-7337 荒柴まで（不在時は鶴田までお願いします）。
申込期限：2019月3月29日(金) 24時まで。
※午前・午後ともに最少催行人数は３名様です。満たない場合には
開催を取りやめる場合がございますので、あらかじめご了承ください。
多くの方のご参加をお待ち申し上げております！
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編集後記
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高田：２月初旬にひいた喉風邪が長引き、いまだに咳が残っています。
年のせいか、なんちゃって糖質制限のせいか、などと言い訳しな
がら炭水化物の摂取量を少しづつ増やしています。
平野：先月発売の『伝わるメール術』に絡めてクラウドファンディング
に挑戦しています。3,000円で書籍、しおり、動画のセットが受け
取れます。すでに150名以上に支援があり、強い手応えを感じて
おります！
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メルマガの感想・要望があればぜひ、こちらへお願いします！
E-MAIL：< tokyo@jbic.co.jp >
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工場長・製造部長のコスト削減マネジメント
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省エネ・品質改善・物流のコスト削減で利益創出体質を実現！
工場のコスト削減コンサルティングファームのコラム。
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■発行人：日本ビジネス革新コンサルティング株式会社 荒柴宏充
公式サイト：< https://jbic.co.jp/ >
品質改善.com：< http://www.hinkai.com/ >
3s4s5s.com：< http://www.3s4s5s.com/ >
E-MAIL：< tokyo@jbic.co.jp >
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