ジェイビックは、製造業の利益創出を力強く支援します

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工場長・製造部長のコスト削減マネジメント vol.163 2019.3.27
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日本ビジネス革新コンサルティング株式会社(ジェイビック)3,607部

 省エネ・品質改善・物流のコスト削減で利益創出体質を実現!
工場のコスト削減コンサルティングファームのコラムです。

 各地で桜の開花宣言が出ています。お花見シーズン到来です。
ただ楽しんだ後始末はシッカリと!!「立つ鳥跡を濁さず」ですね。

今号の目次↓
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【ごあいさつ】JBICの立ち位置 
【メインコンテンツ】入力する時間を減らす
【お知らせ】働き方改革 ビジネスメール効率化セミナー
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    ◆広告◆ 技術系コンサルタント養成講座のご案内

 JBICでは、技術系コンサルタント養成講座を開講します。
その狙いは、JBICのコンサルティングノウハウを技術者の方々に伝授し、
スキルアップに役立ててもらうものです。
詳しくはホームページをご覧ください。

技術系コンサルタント養成講座


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【ごあいさつ】 JBICの立ち位置  
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文/青木 俊造
 
 最近、お客様の課題にマッチしたプログラムをプレゼンテーションさ
せて頂く時によく耳にするのが、現場の実態調査や作業分析する人がい
ないのでJBICのコンサルを導入できないとか、生産活動が忙し過ぎて導
入する余裕がないとか、JBICの立ち位置が良く分からないとして逡巡し、
前に進めないとの声です。

本当にそうなのでしょうか。自分達でコストダウンや業務改善しなけれ
ばならない理由や背景があれば、改善活動する意欲があれば、自主的に
実態調査や作業分析して、その目標を達成しようとするのではないで
しょうか。

調査・検討する人がいない、業務負荷が大きいからという理由は、自分
達で改善活動はしたくない、或は自分達で改善活動をする必要は無いと
いう言い訳に使われているか、あえてコストダウンや仕組みを改善しな
くても良い他の理由があるからなのでしょう。

 実は、改善意欲があり、自分達で独自に改善活動を行おうとしても、
改善活動の進め方や手法が解らなかったり、そのやり方次第では、もっと
大変な時間と労力をかけないといけない場合が多いようです。テーマに
よっては、自分達だけではうまくいかない場合もあります。

勿論、業界によっては生き残りを賭けて大幅にスタッフを合理化したり、
ベテラン社員が抜けた後の新人採用を長期間棚上げしたところでは、そ
の後新人採用を再開しても技能・技術の継承ができていないこともあり、
自分達で現場の実態調査なり、課題の抽出や改善案を検討したり、或は
それを実行できる人がいないとして、外部コンサルを導入する際には、
技術コンサルタントに全てお任せすることが多いことは理解できます。

ただ、こうした場合、各専門家がチームを組んで対応するためコンサル
費用が高額になるケースが多く、また、課題を抽出するだけに留まり、
実行は自分達で行うことになることもあるようです。
何よりコンサル会社に全てお任せすることになるので、改善の切り口や
改善手法、プロジェクトの進め方を学ぶこともできないので、自分達で
現場の課題を解消しようという現場力の向上や人財育成は望むべくもあ
りません。

 JBICは、上述のような技術コンサルタントにお任せするのではなく、
改善手法や考え方、切り口を提供しながら、製造、技術、設備など工程
のプロセスの役割や機能、管理条件などを明確化することにより、皆様
と一緒に改善案を発掘し、実行・定着に向けた道筋をマネージメントし
ます。

言わば、改善の仕方をJBICに委ねることにより、皆様が自分達で改
善活動を行うよりは、業務負荷をかけずに、遥かに短期間で大きな成果
を出すことができるのです。その意味でJBICは、皆様の改善活動を効率
的に行うための支援活動をさせて頂くのであり、改善の成果そのものを
目指した支援活動をするものではありません。

そして課題解消のためのプロジェクトチームを設置頂きますが、プロジ
ェクトに参画したメンバーの人財育成効果や全員参加型コンサルによる
現場力の向上が期待できます。

 ある大手石油化学メーカーの工場長から頂いた言葉ですが、AI活用や
働き方改革絡みのテーマが増えている今のJBICの立ち位置を言い得て妙で、
印象に残った表現をご紹介します。

「今回は設備管理、生産管理、安全管理、労務管理など様々な制約条件
が絡んだプロジェクトであることを踏まえ、JBICにはその各種制約
条件がある中で、最適解を見つける手法や手順たるアルゴリズムを導く
役割に期待したい」

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【メインコンテンツ】入力する時間を減らす
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        文/一般社団法人日本ビジネスメール協会 平野友朗
 
メールを書くという動作は【考える+入力する】という
2つのプロセスで構成されています。

前回は、考える時間を短縮するというテーマでお話ししました。
最終回の今回は、入力について解説します。

手を止めずにずっと入力を続けたとします。
これが、今できる最高速度だと考えられるでしょう。

もしかするとミスタイプがあり、一部消す。
もしくは、文章を全体的に書き直すかもしれません。

この「消す」という動作が減り、一発で思い通りの文章が書ける。
それが効率化の最終形だと言えます。

少ないキータッチで文章を作り上げる。
この意識を持つようにしてください。

メールを書くときに、本来集中すべきは本文。

挨拶、名乗り、締めの挨拶、よくある言い回しなどは、
考えずに入力できるのがベストです。

たとえば冒頭の挨拶に「いつも大変お世話になっております。」
を利用していたとします。

ローマ字入力なら「itumotaihennosewaninatteorimasu.」と
32回キータッチをしています。

これを「itumo」+変換で「いつも大変お世話になっています。」
という文字列を呼び出せたらどうでしょうか。

キータッチの回数が32回から、6回に減っています。
おそらく、3~5秒くらいの削減になるはず。

仮に20通メールを書いているなら、
5秒×20通=100秒の削減です。

たった100秒の削減でも、1週間で500秒。
1カ月で、2000秒。1年で、24000秒の削減につながります。

24000秒というのは、6.6時間。
小さな削減が、これだけの効果を生み出します。

多くのパソコンに、単語登録の機能があります。
よく使うフレーズ、製品名、一発で変換できない名前などを
まとめて登録しましょう。

単語登録をすることで、キータッチが減ります。
疲労感も減るでしょうし、本文に集中できるようになります。

キータッチの回数を減らすという意味では、
テンプレートの利用も有効です。

よく使うメールを事前にテキストエディタなどで作成し保存。
送信時は、一部を変更して送るだけ。

文章が元々完成しているので、悩む必要もありません。

請求書、見積書、納品書の送付。
議事録、会議の案内、各種通達。

こういったときもテンプレートは大活躍します。

1カ月に1回送っているメールがあったとしたら
テンプレートで保管するようにしましょう。

メールの業務改善は、繰り返しの業務を簡略化することで
大きな成果を生み出すことができます。

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【お知らせ】働き方改革 ビジネスメール効率化セミナー
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* メールは、移動時間、会議の時間、などと異なり、隙間時間で対応。
 そのため、業務改善の対象になっていませんでした。

* メールに費やしている時間は、平均2時間弱。
 20%程度の削減が、年間200時間程度の削減につながります。

* メール作成時に悩んでいた人は、その時間が大幅に圧縮。
 パナソニック電工など、大手企業で導入したノウハウを解説します。

* メールは個々の作業領域です。そのため、多くの方の参加をお勧め
 します。

【プログラム】
1.現状の問題点とあるべき姿
 * メールの時間を測定する
 * 削減目標を決定する

2.メールの件数を減らすための取り組み
 * CC/BCCのルール化
 * 環境整備
 * コミュニケーションの見直し
 * 処理手順の合理的な思考法

3.文章を考える時間を減らすための取り組み
 * 基本ルールを網羅
 * 7つの型の導入
 * 瞬時に理解出来るビジュアル革命
 * 語彙力を高める

4.メールの作成時間を減らすための取り組み
 * テンプレート部分は、キータッチの回数にこだわる
 * 単語登録の活用法、単語登録例
 
【日時】
2019/4/5(金) 10:00~12:00/14:00~16:00

担当講師:一般社団法人日本ビジネスメール協会 平野友朗

開催場所:東京・神田小川町になります。
     詳細は別途ご連絡いたします。

費用:1名のご参加につき 12,960円(税込) 当日現地支払

お申込方法:セミナータイトルとご希望の時刻をご連絡ください。
 本メールへの返信、またはお電話で承ります。
 03-3519-7337 荒柴まで(不在時は鶴田までお願いします)。

申込期限:2019月3月29日(金) 24時まで。

※午前・午後ともに最少催行人数は3名様です。満たない場合には
 開催を取りやめる場合がございますので、あらかじめご了承ください。

多くの方のご参加をお待ち申し上げております!

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編集後記
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青木:江戸期の奇想画家8名の傑作が勢揃いした「奇想の系譜展」を観
   てきました。その中でもお目当ては勿論、伊藤若冲です。一昨年
   の若冲展では、真夏に3時間並んで観たものですが、若冲以外に
   も、曽我蕭白や岩佐又兵衛の重要文化財も一堂に会し、見応えの
   ある展示会でした。

平野:4月は研修シーズンですが、直前になってから動く企業様も多い
   ようでいつも以上に問い合わせが増えています。メールは仕事に
   必須のツール。
   1通のメールで企業が窮地に立たされることもあります。そうなら
   ないためにも、しっかりとしたメールを学んでほしいものです。

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■発行人:日本ビジネス革新コンサルティング株式会社 荒柴宏充
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