ジェイビックは、製造業の利益創出を力強く支援します

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工場長・製造部長のコスト削減マネジメント vol.160 2019.2.13
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日本ビジネス革新コンサルティング株式会社(ジェイビック)3,553部

 省エネ・品質改善・物流のコスト削減で利益創出体質を実現!
工場のコスト削減コンサルティングファームのコラムです。

 毎年ですがこれからスギ花粉の飛散が本格化します。辛い季節です。
花粉症の方々、涙目・鼻水・鼻づまりに負けず頑張りましょう!!

今号の目次↓
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【ごあいさつ】外部講師によるメルマガ連載がスタートします
【メインコンテンツ】メールに費やしている時間と改善策
【お知らせ】働き方改革 ビジネスメール効率化セミナー
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 JBICでは、技術系コンサルタント養成講座を開講します。
その狙いは、JBICのコンサルティングノウハウを技術者の方々に伝授し、
スキルアップに役立ててもらうものです。
詳しくはホームページをご覧ください。

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【ごあいさつ】外部講師によるメルマガ連載がスタートします
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文/荒柴 宏充
 
 今号から4回にわたり外部講師の方による「ビジネスメールの効率化」
に関する連載が始まります。4月5日(金)にはセミナーも開催いたします。
*セミナー案内は下記【お知らせ】を参照ください

 働き方改革が話題になる中、弊社へもさまざまな部門を対象とした業務
改善・改革に向けたご相談を頂いております。

実際に対象業務の分析・見える化を進めると、メールのやり取りに費や
される時間が驚くほど多いこと分かってきました。

中には2時間近くもメールのやり取りに時間を取られ本来やるべき仕事に
しわ寄せが、なんてケースも多々あるそうです。
以前であればその分残業して取り返せばいい、という方法でOKだった
かもしれませんが、今はそれでは通りません。

今回はこの「メール」に焦点を当て少しでも業務負荷軽減のヒントにな
ればと連載ならびにセミナー開催を企画しました。

ご登壇頂く講師はビジネスメール教育の第一人者である平野友朗様です。
平野様は一般社団法人日本ビジネスメール協会・代表理事ならびに
株式会社アイ・コミュニケーション・代表取締役でもいらっしゃいます。

先月1月15日にはNHK「あさイチ」にもご出演されております。

皆様是非ご期待ください。セミナーへの申込みもお待ちしております。

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【メインコンテンツ】メールに費やしている時間と改善策
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        文/一般社団法人日本ビジネスメール協会 平野友朗
 
 メールにどのくらいの時間をかけているのか考えたことはありますか?

メールは隙間時間で処理することが多いため、
気にしていないかもしれません。

メールにかける時間は、
「読む時間」と「書く時間」の総和で求められます。

【メールを書く時間】=【通数×1通を書くのにかかる時間】
【メールを読む時間】=【通数×1通を読むのにかかる時間】

『ビジネスメール実態調査2018』によると……
仕事で1日に送受信しているメールの平均通数は以下の通り。

送信通数・・・11.59通
受信通数・・・34.30通

書くのに1通7分、読むのに1通1分かかると仮定します。
すると、書くのに77分、読むのに34分。つまり111分です。

2時間近くをメールに費やしているのです。

労働時間の25%程度がメールの時間。
この事実を知って驚く人が多いかもしれません。

今まで、移動時間、会議の時間など、まとまった時間には
業務改善のメスが入っています。

しかし、隙間時間の集積であるメール対応は
業務時間として見過ごされている可能性があります。

まず、現状を把握するためにも、
メールの通数を調べ、費やしている時間を測定してください。

まず、現状を把握するためにも、
メールの通数を調べ、費やしている時間を測定してください。

先の式で示したとおり、メールの時間を減らそうと思ったら、
それぞれの通数と1通あたりにかける時間を減らすこと。
これが唯一の解決策です。

1通あたりの書く時間を1分削減。読む時間を30秒削減。

これが可能なら、1日25分削減できる計算です。
1年間で考えたら、この削減効果のもたらすメリットは計り知れません。

それでは、どうしたらこの時間を減らせるのでしょうか。
ポイントは、大きく分けて3つあります。

・通数を減らす
・考える時間を減らす
・入力する時間を減らす

送るメール、届くメールを減らすことができれば、
処理すべき対象物が減るため、効率も上がります。

一声掛けて済むときは、メールを送らない。
CCなどでの共有を減らす。これも具体的な手段です。

次に、考える時間を減らすについてです。

メールには型があります。その型に則って書くと考えなくて済みます。
また、語彙力を増やす事も、迷いを減らすことにつながります。

そして最後に入力する時間を減らすについてです。

キータッチの速度を速くして、入力を高速化する。
また、ミスタイプを減らして、入力を高速化する。

これらの手法を駆使することで効率化を図ることができます。

次回から、この3つのポイントに絞ってそれぞれ解説します。

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【お知らせ】働き方改革 ビジネスメール効率化セミナー
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* メールは、移動時間、会議の時間、などと異なり、隙間時間で対応。
 そのため、業務改善の対象になっていませんでした。

* メールに費やしている時間は、平均2時間弱。
 20%程度の削減が、年間200時間程度の削減につながります。

* メール作成時に悩んでいた人は、その時間が大幅に圧縮。
 パナソニック電工など、大手企業で導入したノウハウを解説します。

* メールは個々の作業領域です。そのため、多くの方の参加をお勧め
 します。

【プログラム】
1.現状の問題点とあるべき姿
 * メールの時間を測定する
 * 削減目標を決定する

2.メールの件数を減らすための取り組み
 * CC/BCCのルール化
 * 環境整備
 * コミュニケーションの見直し
 * 処理手順の合理的な思考法

3.文章を考える時間を減らすための取り組み
 * 基本ルールを網羅
 * 7つの型の導入
 * 瞬時に理解出来るビジュアル革命
 * 語彙力を高める

4.メールの作成時間を減らすための取り組み
 * テンプレート部分は、キータッチの回数にこだわる
 * 単語登録の活用法、単語登録例
 
【日時】
2019/4/5(金) 10:00~12:00/14:00~16:00

担当講師:一般社団法人日本ビジネスメール協会 平野友朗

開催場所:東京・神田小川町になります。
     詳細は別途ご連絡いたします。

費用:1名のご参加につき 12,960円(税込) 当日現地支払

お申込方法:セミナータイトルとご希望の時刻をご連絡ください。
 本メールへの返信、またはお電話で承ります。
 03-3519-7337 荒柴まで(不在時は鶴田までお願いします)。

申込期限:2019月3月29日(金) 24時まで。

※午前・午後ともに最少催行人数は3名様です。満たない場合には
 開催を取りやめる場合がございますので、あらかじめご了承ください。

多くの方のご参加をお待ち申し上げております!

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編集後記
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荒柴:先月北海道出張の際、降り積もった新雪の下のアイスバーンで
   見事に滑り、いまだに肩が痛いです。関東ではこれからでも大雪
   が降る可能性があります。御注意ください!!

平野:1月15日にNHK『あさイチ』に出演しました。
   その影響もあってか、セミナーや研修の申し込みが増えています。
   新聞は毎月のように出ていますがやはりテレビの力は強力ですね。

 
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 E-MAIL:< tokyo@jbic.co.jp >

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■発行人:日本ビジネス革新コンサルティング株式会社 荒柴宏充
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